Документ под названием «Справка с места работы » может понадобиться в самых разных случаях. Очень часто он нужен работнику для предъявления в государственные организации, органы социальной защиты, банковские и кредитные учреждения и т.д. Справка носит подтверждающий характер и может содержать в себя сведения о заработной плате сотрудника, его должности, стаже и опыте работы и т.п.
ФАЙЛЫ
Что нужно для получения справки с места работы
На некоторых предприятиях для того, чтобы получить нужную справку от работника не требуется никаких документов – достаточно обратиться к непосредственному начальнику или к представителю иного структурного подразделения с устной просьбой. Но это не всегда так: в большинстве, особенно крупных компаний, сотрудник обязан предоставить письменный запрос или заявление на получение справки, в котором должен указать цель получения документа и также то, какая именно информация нуждается в подтверждении.
Но следует отметить, что закон дает право работнику не сообщать работодателю о том, куда именно и по какой причине требуется справка.
Имеет ли право работодатель отказать в выдаче справки
По закону работник имеет право получить любую информацию от своего работодателя, касающуюся его трудовой деятельности для последующего предъявления по месту требования. Она может быть оформлена в виде копии, выписки из внутреннего документа компании, или же справки.
Срок между заявлением с просьбой выдать справку и ее получением не должен превышать трех дней.
Если предприятие по каким-либо причинам отказывается выдать требуемую бумагу, сотрудник имеет право обратиться в суд.
Кто выдает справку
Обычно справку выписывает руководитель того подразделения, в ведение которого входит запрашиваемая информация. Если работнику необходима справка о профессии или должности, то надо обращать в кадровый отдел, если о заработной плате – соответственно, в бухгалтерию и т.п. Но если непосредственно оформлением справки может заниматься начальник структурного подразделения, то удостоверять ее должен в обязательном порядке директор компании или уполномоченное на подписание подобного рода документов лицо.
Срок действия справки
Каждая справка с места работы имеет свой срок годности, который определяет учреждение или организация, запрашивающая документ в индивидуальном порядке, и который чаще всего не превышает двухнедельный период – за это время сотрудник должен успеть запросить документ в организации и предъявить его туда, куда нужно.
Имеет ли право требовать справку уволившийся работник
По закону, сотрудник, который уволился, также может требовать у бывшего работодателя необходимую ему справку. Правда, законодательно закреплен лишь один вид такого документа, в выдаче которого запрещено отказывать: это справка о заработной плате (например, для получения субсидий, пенсий, пособий и других социальных выплат). Информация для такого рода документов хранится в архиве предприятия.
Правила по составлению справки
Единого, унифицированного, обязательного к применению образца справки с места работы не существует. Предприятия и организации вправе писать ее в свободном виде или использовать шаблон, разработанный внутри компании (правда, такие шаблоны должны быть зарегистрированы в ее учетной политике). Независимо от того, какой вариант выберет фирма, справка должна содержать в себе ряд необходимых данных :
- название организации,
- дату составления,
- сведения, которые нужно подтвердить,
- подпись директора компании.
Печать на документе ставить не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов (правда, в этом случае желательно вносить в документ реквизиты организации (адрес и телефон для связи), иначе справку могут просто-напросто не принять там, куда она будет предоставлена).
Справка должна содержать только актуальную и достоверную информацию, внесение в нее заведомо ложных, недостоверных сведений может привести в административному наказанию организации и должностных лиц в виде крупного штрафа.
Если к справке прикладываются какие-то документы или их копии, то информация об этом также должна быть зафиксирована в самой справке в виде отдельного пункта о прилагаемой документации.
Правила оформления справки
Справка может быть написана как от руки, таки в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия (последний вариант удобен тем, что содержит в себе реквизиты). Справка может быть выдана в стольких экземплярах, в скольких требуется, при этом каждый из них должен быть заверен должным образом.
При получении справки работник должен ее внимательно проверить и, при обнаружении каких-либо ошибок, потребовать выдачи нового документа — от содержания справки, как правило, зависит решение многих важных вопросов, поэтому неточности, исправления и помарки в них недопустимы.
Иногда предприятия просят подтвердить сотрудника о получении справки подписью во внутреннем журнале учета документов.
- Сначала указывают полное наименование компании, чуть ниже ее фактический адрес и телефон.
- Далее ставят дату составления документа, затем посередине слово «Справка» и ее номер по внутреннему документообороту организации.
- Потом идет собственно необходимая информация: здесь надо обязательно полностью вписать фамилию, имя, отчество работника, для которого предназначена справка, а также удостоверить нужные факты.
- После этого, если сотрудник назвал адресата получения, можно указать, кому будет предъявляться справка.
- Внизу документ должен подписать либо директор компании, либо его уполномоченное лицо (с указанием должности и расшифровкой подписи).
23.05.2018
Справка о заработной плате — это документ, который может понадобиться гражданину, осуществляющему трудовую деятельность на официальной основе, для различных целей.
Для получения такого бланка сотруднику необходимо составить специальное заявление о выдаче и передать его работодателю. Важным моментом является правильность оформления.
В каких случаях составляется?
Заявление нужно писать в том случае, когда работнику нужно предоставить сведения о зарплате в какие-либо учреждения , органы, инстанции.
Можно попросить документ без оформления письменного заявления, однако в большинстве случаев работодатели требуют от персонала письменного запроса о выдаче сведений о заработной плате с указанием назначения и периода, за который нужны данные.
Главное предназначение справки указанного типа — это ознакомление органов, в которые она предоставляется, с реальными доходами гражданина.
В ней отражается информация о трудовом стаже работника, размере заработной платы, занимаемой им должности и месте официального трудоустройства.
Справку требуют соответствующие органы при оформлении :
- кредита, ипотеки или займа;
Помимо этого, запросить справку может .
В данном случае она необходима для подтверждения статуса безработного и расчета суммы материальной помощи.
Также документ часто предоставляют в судебные органы и другие организации подобного типа — .
В каждом случае оформление справки осуществляется по установленному в конкретном учреждении образцу.
При его отсутствии допускается свободный стиль составления.
В любом случае в документе должны четко отражаться необходимые сведения и соблюдаться деловой стиль повествования.
Правилами действующего Законодательства РФ установлено, что для получения справки указанного образца гражданин должен подготовить соответствующее заявление.
При грамотном оформлении и отсутствии ошибок работодатель обязан в течение определенного срока, наступившего с момента обращения сотрудника, предоставить ему запрашиваемый документ за период, указанный в заявлении.
Как правильно написать?
Заявление, в котором отражается просьба о выдаче справки с информацией о заработной плате, не имеет унифицированной формы для оформления.
В связи с этим допускается его составление в свободном виде . Для написания необходимо использовать лист бумаги формата А4.
К сведениям, обязательным для указания в заявлении, относятся следующие :
- точное и полное наименование организации;
- инициалы генерального директора компании;
- название бумаги;
- основная часть. Включает в себя непосредственную просьбу о выдаче и предоставлении справки. Здесь же указывается период, сведения о котором требуется указать в запрашиваемой документации;
- паспортные данные заявителя — серия, номер и т.д.;
- фактический адрес проживания;
- номер СНИЛСа;
- дата составления запроса;
- подпись и расшифровка.
Гражданин вправе обратиться за предоставлением справки даже за тот период, в котором он не получал заработной платы и каких-либо других выплат.
В таких ситуациях в документе будет присутствовать информация об отсутствии начислений за запрашиваемое время.
В заявлении работник может отразить просьбу о предоставлении информации о полученной заработной плате за любой промежуток времени .
Допускается указание начислений, полученных за все время осуществления трудовой деятельности в конкретном предприятии, за год или несколько месяцев работы.
Длительность запрашиваемого периода зависит от учреждения, в которое будет предоставлена справка. К примеру, при оформлении кредита банковские организации чаще всего требуют документ, в котором отражаются доходы, полученные в течение длительного времени.
В ПФР предоставляются справки с отражением заработной платы, начисленной на протяжении всего рабочего времени.
В ЦЗН – для назначения пособия за 3 месяца.
Если по различным причинам заявитель не может явиться к работодателю за получением готовой справки, органиация вправе отправить готовый документ заказным письмом .
Помимо этого, выдача документа может быть произведена доверенному лицу.
Обязательным условием при этом считается наличие доверенности, которую заверил нотариус. Необходимость такого рода связано с тем, что справка содержит в себе информацию конфиденциального характера, не подлежащую к разглашению.
На основании заявления можно запросить выдачу не только документа указанного типа, но и типовой формы 2-НДФЛ. Она имеет аналогичное содержание — в ней указывается размер полученной сотрудником заработной платы за последние отработанные 12 месяцев.
Скачать образец
Сроки предоставления сведений о зарплате по запросу работника
Вопросы, касающиеся процесса трудоустройства, находятся под жестким государственным контролем. Технология выдачи справок по заявлению сотрудников — не исключение.
Сроки выдачи таких документов регламентируются статьей 62 ТК РФ .
Исходя из сведений, в ней указанных, работодатель должен подготовить справку о заработной плате и осуществить ее выдачу в течение 3 дней с момента получения соответствующего заявления от сотрудника.
Данное требование актуально для выдачи другой документации, касающейся работы — трудовой книжки и т.д. При несоблюдении этого правила гражданин, права которого были нарушены, может обратиться за помощью в вышестоящие органы.
Для этого нужно составить заявление, оформленное должное образом. Оформлять его следует в нескольких экземплярах .
В случае подтверждения неправомерных действия работодателя специалисты уполномоченных организаций могут наложить на него штрафные санкции и привлечь к ответственности административного типа.
При увольнении работодатель автоматически оформляет справку указанного образца, вместе с другими документами, подлежащими к выдаче.
Выводы
Справка о заработной плате необходима для предоставления в различные организации — банковское учреждение, суд, Пенсионный фонд и т.д.
В документе отображается информация о доходах, полученных за определенный период трудоустройства сотрудника.
Для получения бумаги гражданин составляет заявление соответствующего характера. В обязанности работодателя входит предоставление сведений о зарплате в течение 3 дней с момента обращения заявителя.
В случае нарушения этого или других требований сотрудник может обратиться за помощью в Трудовую инспекцию.
Справка – это документ, доказывающий либо опровергающий какой-то факт.
У нее много разновидностей, в зависимости от цели, содержания и места предоставления.
Выдача справок – не право, а обязанность работодателя , который перед законом отвечает за достоверность представленной в ней информации.
Передача неверных сведений, не подкрепленных документами данных, может повлечь за собой административное наказание в виде штрафа.
Поэтому составление справки требует внимательности и соблюдения всех формальностей.
Общие требования
Ст.62 Трудового кодекса дает право работникам получать сведения о своей деятельности
, не давая объяснений о том, для каких целей потребовалась справка.
Работодатель обязан в трехдневный срок предоставить всю имеющуюся у него информацию.
Заявка от сотрудников оформляется в виде заявления, где указывается состав необходимых ему сведений.
Справка выдается лично в руки только самому заявителю. Давать сведения о трудовой деятельности чужого человека работодатель не имеет право в связи с законом о защите персональных данных (ФЗ-152).
Трудовой кодекс РФ. Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Части вторая — третья утратили силу.
Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.
Заявления на выдачу справки с места работы.
Вне зависимости от типа справки к его оформлению предъявляют ряд требований :
Все справки имеют исходящий номер . Целесообразно для данного вида документа завести отдельный журнал регистрации. Но если в организации маленький объем документооборота, возможно регистрация справок в общем журнале исходящих документов.
Необходимо иметь в виду, что некоторые виды справок имеют установленную форму , которая едина для всех учреждений, не зависимо от их форм собственности. Например, справка о доходах – это 2 НДФЛ. Если она составлена неправильно или не на том бланке – считается недействительной .
Бланк справки по форме 2 НДФЛ.
Какие виды существуют?
В делопроизводстве различают несколько видов справок:
- служебные;
- личные;
- архивные.
Работникам выдаются личные справки , так как именно они содержат в себе сведения об их рабочей деятельности. Архивные справки могут понадобиться при выходе на пенсию со старых мест работы. Их затребывают пенсионный фонд, судебные органы.
Куда могут предоставляться?
В соцзащиту
Семьям, признанным малоимущими, государство выплачивает ежемесячное пособие
. Они также имеют право на получение субсидий
.
Для его назначения в соцзащиту приносят справку с работы о своих доходах за последние 3 месяца , в котором указывается следующая информация:
- наименование организации, его реквизиты ;
- Ф.И.О. работника, должность и структурное подразделение;
- с какого времени трудиться на предприятии;
- помесячный доход .
При этом обязательно определяют вид дохода : заработная плата или пособие. Размер алиментов от общей суммы вычитывается (если работник их платит). Основанием для справки являются лицевые счета и расчетные ведомости.
В институт
Работнику-студенту справка может понадобиться в следующих случаях:
- нет возможности прийти на экзамен в связи с командировкой или производственной необходимостью;
- заочникам для подтверждения факта работы.
Составляется на обычном бланке для письма с указанием времени начала работы и должности. Вместо конкретного адресата пишется фраза «для предоставления по месту требования».
Оформления справки с места работы для ВУЗа.
Для центра занятости
Данный вид справки необходим бывшим работникам при постановке на учет в центр занятости для определения размера пособия . Указывается:
- период работы в организации;
- режим работы;
- средний заработок за последние 3 месяца ;
- были ли неоплачиваемые периоды за 12 месяцев до увольнения (больничные, административные, время простоя, отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет).
Скачать бесплатно справки для центра занятости.
Для УФМС
Выдаваемая работодателем справка подтверждает фактическое место работы предъявителя, его должность, размер зарплаты.
Документ заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, ставится круглая печать.
Для банка
Перед принятием решения о предоставлении кредита банк проверяет своих потенциальных клиентов на кредитоспособность. Основной документ, отражающий финансовое состояние работника – это справка о доходах, предоставляемая с места работы.
Для каких нужд?
Для чего нужна справка с места работы?
Для больничного
Для расчета больничных существует специальная справка, которую сотрудник приносит с предыдущего места работы. Форма для всех организаций единая , утвержденная Минсоцразвития РФ.
Содержит в себе сведения обо всех выплатах и вознаграждениях, в том числе заработной плате, на которые начислялись страховые взносы. Раньше справка выдалась лишь по требованию работника, но с 2011 года работодатель обязан предоставлять его каждому уволившемуся сотруднику вместе с остальными документами.
Бывший работник получает подобную справку на основании письменного заявления в течение трех рабочих дней. В справке содержаться следующие сведения:
- О сумме заработка за два предшествующих увольнению года и за текущий.
- Количество дней приходящихся на:
Справки о заработке и о количестве календарных дней.
Совместителю
По желанию сотрудника в трудовую книжку вносится запись о его работе по совместительству. Для этого работнику понадобиться справка , доказывающая факт его трудовой деятельности в другой организации.
Бланк справки для совместителя.
Бланк справки об отпуске совместителя.
Об алиментах
Алименты являются одним из источников дохода . В банках, при обращении в государственные организации, в органы соцзащиты для получения пособий требуют документально подтвердить их конкретный размер .
Справку выдает бухгалтерия, на основании произведенных выплат. Составляется произвольно , единой формы не существует. В ней содержаться сведения не только о полученных/отправленных денежных средствах, но также об алиментоплательщике, алиментополучателе.
Такая справка может понадобиться и самому алиментщику . Его иногда запрашивают налоговые инспекции, чтобы отследить, произведены выплаты по исполнительному листу в полном размере.
Бланка справки об удержании алиментов.
Бланка справки о выплачиваемых алиментах.
Справки об алиментах, полученных по исполнительному листу.
Для пенсии
Для назначения пенсии ПФ может потребовать справку о заработке будущего пенсионера за 5 лет . Причем, начиная с 2000 года, никаких дополнительных документов при расчетах пенсии не требуется, вся информация берется из персонифицированного учета . Справка необходима, если планируется учитывать заработную плату до указанного периода. Она содержит в себе следующую информацию:
Справка также может понадобиться для обоснования льготного стажа . Она доказывает занятость человека и подтверждает его право на досрочную пенсию . В такой справке обязательно указывается, что она дана для предоставления в пенсионный фонд.
Справки о заработке за 5 лет будущего пенсионера.
Справки, подтверждающей стаж работы.
О командировке
Данный вид справки работникам требуется очень редко . Обычно достаточно копии командировочного удостоверения . Но в некоторых местах без справки не обойтись. Например, в ЗАГСе для быстрой росписи без очереди, если один из молодоженов планирует ехать в длительную командировку.
- Указывается организация, Ф.И.О. сотрудника, должность .
- Подтверждается его нахождение в командировке.
- Пишется пункт назначения, период отсутствия.
Составления справки о нахождении в командировке.
Для декретных
После рождения детей с места работы органы соц.защиты требуют ряд справок:
Справки о неполучении единовременного пособия вторым родителем.
Для загранпаспорта
При получении загранпаспорта от граждан требуют предъявить анкету, заверенную кадровыми работниками. В нем содержаться выписка из трудовой книжки и другие биографические факты. Раньше к тому же запрашивали отдельную справку , подтверждающую факт работы человека в данной организации.
Справка для визы является доказательством стабильности доходов аппликанта. Она помогает консульствам отсеивать потенциальных мигрантов.
В тексте документа содержаться сведения о:
- дате приема на работу, должность сотрудника;
- среднемесячном доходе ;
- дате окончания отпуска. Доказывает тот факт, что по окончанию поездки за человеком сохраняется рабочее место.
Справка подписывается директором и главным бухгалтером. Составляется на русском языке, хотя целесообразнее оформить ее на английском , если есть такая возможность.
Составления справки для оформления визы на английском языке.
Справки для оформления загранпаспорта.
Итоги
Какой бы вид справки работник не затребовал, существует главное правило при ее составлении – это достоверность предоставленных сведений . Очень часто сотрудники просят войти в положение, и указать повыше зарплату, получше должность или хотят изменить период работы, так как для льготной пенсии не хватает буквально нескольких рабочих дней.
Порой работодатели идут у них на поводу и вносят липовые данные
.
Но ведь справку подписывает не работник, а специалист , отвечающий за его выдачу, главный бухгалтер, руководитель организации.
Ставя свою роспись под недостоверными данными, они должны помнить, что нарушают закон .
Такая справка теряет свою юридическую силу , а должностное лицо, его выдавшее, может быть подвержена административной ответственности.
Российские чиновники очень любят всевозможные справки. Справедливость этого утверждения может проверить любой житель нашей необъятной родины. Без предоставления разнообразных справок не обходится ни один визит в органы госвласти и муниципалитеты.
Не отстают от «власть имущих» и сотрудники коммерческих организаций. Например, количество бумаг, запрашиваемых банками при выдаче кредита, растет в геометрической прогрессии. Рейтинг наиболее популярных документов, который приходится предоставлять россиянам по самым разным поводам, по праву возглавляет справка о заработной плате.
Самая главная справка
Основная справка о сумме заработной платы - это унифицированная форма 2-НДФЛ, которая введена в оборот Министерством налогов и сборов РФ. Изначально разрабатывалась она для целей наглядного предоставления доходов работника и суммы уплаченного им налога за 1 календарный год, или какой-то определенный его период.
В справке по форме 2-НДФЛ, как и в других подобных бумагах, указаны подробные персональные данные работника, а именно:
- фамилия, имя, отчество;
- паспортные данные;
- дата и место рождения.
Помимо них, документ включает следующие сведения:
- ИНН сотрудника;
- указанные помесячно;
- информация о налоговых вычетах, предоставленных на конкретном основании;
- суммы исчисленного и уплаченного НДФЛ.
Суммы в справке должны указываться в рублях с копейками. Документ обязательно подписывается главным бухгалтером организации и заверяется печатью.
Где используется справка 2-НДФЛ?
Сфера применения этого документа весьма широка, так как справка 2-НДФЛ содержит исчерпывающую персональную информацию о человеке, а также подробные сведения о его доходе по данному месту работы или службы. Помимо этого, достоверность данных, которые в ней отражены, не подлежит сомнению: информация, изложенная в форме 2-НДФЛ, дублируется в территориальной Инспекции ФНС, поскольку она используется для составления годовой отчетности по налогу на доходы физлиц.
Справку по этой форме можно предоставлять в следующих ситуациях:
- при приеме на работу в организацию;
- для подтверждения размера доходов с целью получения субсидий во внебюджетные фонды;
- по различным запросам в органы госвласти;
- для получения ссуды или кредита в кредитные организации.
Фактически, форма 2-НДФЛ широко используется как универсальная справка о выплате заработной платы. Именно поэтому грамотные экономисты часто рекомендуют всем работникам ежегодно получать этот документ в бухгалтерии своей организации.
Для получения кредита
Получение ссуды в банке требует предоставления целого пакета самых разных документов. Когда рассматривает заявки от потенциальных заемщиков и поручителей, помимо паспортов, ему может потребоваться справка о размере заработной платы.
Банки могут предложить вам предоставить сведения в унифицированном виде, либо по форме, разработанной собственными специалистами. Поскольку существует ряд специфических особенностей в составлении этого документа, его заполнение лучше доверить сотруднику бухгалтерии, знакомому с правилами оформления подобных бумаг.
В любом случае справка о заработной плате обязана содержать:
- реквизиты выдавшей ее организации;
- сведения о сотруднике: его адрес регистрации;
- информацию о начисленном заработке за предыдущие 6 месяцев;
- сумму удержанного и перечисленного НДФЛ.
Сотрудники некоторых банков, помимо этого, требуют дополнительно предоставить справку по форме 2-НДФЛ для формирования полноценного пакета документов на кредит.
Для получения визы
Консульствам некоторых государств для принятия решения о возможности предоставления визы на въезд в их страну также бывает необходима справка о заработной плате. Выдаваемый в этом случае документ должен содержать следующие сведения:
- информацию о стаже работы сотрудника в организации;
- занимаемую должность;
- размер среднемесячной или среднегодовой зарплат.
Справка может быть оформлена и на фирменном бланке, и на обычном листе стандартного формата. В любом случае в ней должны присутствовать максимально подробные сведения об организации: наименование (полное и сокращенное), адрес (юридический и фактический), факс, номер телефона, банковские реквизиты, электронная почта и интернет-сайт (если есть).
Для службы занятости
Случается, что бывшие сотрудники обращаются в компанию с заявлением о том, что им должна быть выдана справка о средней заработной плате. Просьба эта вполне обоснована, поскольку именно от размера зарплаты в последние несколько месяцев работы зависит размер многих социальных выплат, а именно:
- для граждан;
- стипендии от службы занятости, выплачивающейся уволенным из компании лицам во время профессиональной подготовки и переподготовки, а также в период повышения квалификации.
Работодатель обязан выдать справку по письменному запросу своего бывшего сотрудника в течение 3 дней с момента подачи заявления, причем сделать это придется безвозмездно.
Особенность составления этого документа заключается в том, что необходимо рассчитать среднюю сумму дохода работника, исходя из зарплаты и иных выплат, которые были получены им за последние 3 календарных месяца. В расчет берется период, предшествующий увольнению сотрудника, при этом для определения используются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда.
Типового образца подобной справки не существует, поэтому службы занятости населения принимают к исполнению документы по утвержденным ими формам. Для получения информации об особенностях составления и оформления бумаг бухгалтеру достаточно обратиться в городской или поселковый центр занятости населения.
Прочие справки
Иногда работник просит выдать документ, подтверждающий факт его работы в данной организации. Обычно такая справка составляется в свободной форме, ее содержание может варьироваться в зависимости от места предоставления. Однако в числе обязательных сведений необходимо указать должность сотрудника, срок его работы в данной компании, оклад по штатному расписанию.
С чего начать составление справки?
Случается, что специалисты компании становятся в тупик, когда к ним обращается сотрудник с просьбой составить нестандартный документ, содержащий определенный перечень сведений. Причем, частой причиной отказа в его предоставлении является то, что в бухгалтерии или в секретариате нет требуемых бланков.
Фактически, нет более распространенного и востребованного документа, чем справка о заработной плате. Образец ее можно найти практически в любом бухгалтерском журнале, либо на порталах, посвященных данной тематике. Справки по форме 2-НДФЛ в автоматическом режиме формируются программами семейства 1С. На их основе можно составить практически любой документ соответствующего типа.
Как правильно оформить справку?
Далеко не для всех видов документов, выдаваемых от имени организации, наши законодатели разработали и ввели в оборот специальные бланки. Справки о заработной плате не являются исключением: большинство из них составляется в свободном виде с соблюдением правил делового оборота. Унифицирована только форма 2-НДФЛ.
Универсальных правил оформления справок о зарплате немного, большая их часть связана с необходимостью соблюдения требований бухгалтерского и кадрового делопроизводства. В организациях, имеющих утвержденный приказом фирменный бланк, все справки оформляются на нем.
Если у организации нет утвержденного фирменного бланка, допустимо оформление документа на А4, с обязательным проставлением в левом верхнем углу штампа, содержащего все требуемые реквизиты. Справка о зарплате должна быть подписана руководителем организации, главным бухгалтером (либо уполномоченными на подобные действия лицами), а также заверена мокрой печатью компании.
Порядок выдачи справок
Необходимо помнить, что справки, содержащие сведения о сотрудниках организации, включают информацию, подлежащую охране, в целях соблюдения требований закона «О защите персональных данных». Поэтому они предоставляются только по письменному запросу работника.
Сотрудникам компании следует отражать факт выдачи подобного документа в специальном журнале, а также в обязательном порядке брать у получателя расписку о его получении. На каждой справке проставляется исходящий номер, соответствующий порядковому номеру в журнале, и дата ее выдачи.
Пользователем архивной информации может стать любой гражданин, который нуждается в получении тех или иных сведений. Для получения архивной справки необходимо явиться лично или прислать доверенное лицо, действующее на основании удостоверяющих документов.
Какая информация хранится в архиве
В соответствии с законом об архивном деле организации государственные органы, физические лица, занимающиеся коммерческой деятельностью, обязаны предоставлять заявителю информацию, содержащуюся в архивных документах. Такая услуга должна осуществляться без взимания платы.
Архивная справка является официальным документом, оформленным на специальном бланке и содержащем исчерпывающую информацию, запрашиваемую заявителем. Кроме справки граждане имеют право на получение копий архивных документов, касающихся заявителя. Необходимость в получении таких документов может быть связана с обращением в органы социальной защиты, оформлением пенсионных начислений, получением определённых льгот.
Конфиденциальность данных
Согласно законодательству предоставление архивной информации должно происходить через доступ пользователя к оригиналам и поисковым системам. Следует заметить, что вся хранящаяся информация носит конфиденциальный характер, в связи с этим доступ к ней должен быть ограничен определённым кругом лиц.
Такая осторожность связана с тем, что информационный банк содержит персональные данные граждан, сведения об их месте жительства, семейном положении, размере заработной платы, наличии судимости и других биографических особенностей. В связи с этим получение архивной справки не допускается без согласия физического лица. Работники, имеющие доступ к архиву, обязаны соблюдать правила предоставления информации.
Пользователи архивной информации
В связи с тем, что в архивах хранится довольно разнообразная информация, выдача архивных справок происходит большому числу пользователей. К ним относятся юридические и физические лица, бывшие работники предприятий, правоохранительные и налоговые органы, пенсионные фонды, страховые агентства и простые граждане.
Для каждого отдельного пользователя существуют свои правила предоставления информации.
Правила выдачи архивных справок, копий и выписок
Вся информация, запрашиваемая в архиве, выдаётся на основании письменного заявления. В этом документе излагается суть запроса и все необходимые для осуществления поиска реквизиты. Также в заявлении сообщаются личные данные просителя, инициалы, адрес, телефон. Запрос обязательно должен быть подписан личной подписью заявителя.
Справка о работе (архивная), содержащая сведения о трудовом стаже, выдаётся при условии сообщения максимально точных сведений о месте работы заявителя. Также в этом случае нужно указать должность и период работы. При смене фамилии нужно обязательно написать в запросе прежние инициалы.
Запрашиваемая информация из архива должна быть предоставлена в течение 30 дней со дня регистрации запроса. Если для получения особых сведений требуется дополнительное время, то архив уведомляет просителя о продлении срока.
Как выглядит архивная справка, образец бланка
Справка, полученная из государственного архива или из кадровых документов коммерческой компании, должна быть составлена на фирменном бланке организации и иметь чёткое название. Примерный образец такого запроса можно посмотреть при подаче заявления.
Заполнение архивного документа происходит на основании подлинников или заверенных копий. Архивная справка обязана содержать точную информацию об использованных документах, а сведения должны быть изложены в хронологическом порядке. Все наименования, упоминаемые в справке, прописываются в развёрнутом виде, а выдержки из оригинала заключаются в кавычки. Если в процессе заполнения документа были найдены расхождения, то они переносятся в справку в том виде, в каком они значатся в оригинале. Правильно заполненная справка имеет полную юридическую силу и может быть представлена в виде доказательства в суде.
Какие нарушения могут сделать документ ничтожным
Официальный архивный документ не может содержать исправления, помарки и неразборчивые фразы. Также в тексте не допускаются комментарии и различные собственные выводы работников архива.
После текстовой части документа размещаются архивные цифры использованных реестров. Архивная справка подписывается главным архивариусом или начальником отдела кадров и заверяется печатью. Если документ состоит из нескольких страниц, то необходимо заверить каждый лист. Архивный запрос оформляется в двух экземплярах, один из которых выдаётся по требованию, а второй хранится в архивном реестре.
Выдача архивной копии документа
Архивные учреждения по запросу граждан выдают копии оригинальных документов и архивные выписки. Такие информационные блоки изготавливаются на фирменном бланке организации. Если делается копия исторического документа, то необходимости использования такого бланка нет.
Архивная выписка имеет значение в том случае, если исходные сведения находятся в объёмном информационном регистре. Поэтому в целях оптимизации работы в выписке указывается только та часть информации, которая интересует заявителя.
Копии документов выдаются заявителю вместе с сопроводительным письмом. В случае если запрашиваемая информация в архиве отсутствует, в сопровождении сообщается причина невыполнения запроса.
Архивная справка 9 формы
Форма №9 является довольно востребованным документом у населения. Эта справка носит информацию о зарегистрированных в определённой квартире лицах, о размере недвижимости, правах собственника и его семейном родстве с другими дольщиками.
Такой документ может быть востребован в момент подачи документов на приватизацию или при доказательстве наследственных прав. В случае купли-продажи недвижимости архивная справка №9 в настоящее время не требуется. Для получения формы №9 придётся обратиться в паспортный стол по месту регистрации и предъявить там паспорт и свидетельство о собственности на помещение.
Довольно часто заявители сталкиваются с такой проблемой, как отказ выдачи справки №9 в связи с образовавшейся задолженностью по квартплате. В действительности такой аргумент нельзя считать правомерным, так как по закону сотрудники паспортного стола должны выдать документ независимо от задолженности.
В случае неправомерного отказа необходимо потребовать письменное подтверждение причины отказа,также можно написать жалобу на имя начальника паспортного стола или обратиться в суд.
